Bleiben Sie auf dem Laufenden - wichtige Fristen und Termine Neues zur E-Rechnung
Wichtige Fristen, Anforderungen und praktische Hinweise für Handwerksbetriebe
Die elektronische Rechnung (E‑Rechnung) wird schrittweise zum Standard im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
In den kommenden Jahren folgen Verpflichtungen für die Ausstellung von E‑Rechnungen für B2B-Geschäfte (Geschäfte zwischen Unternehmen). Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert eine sorgfältige Planung und rechtzeitige Umsetzung. So vermeiden Sie Engpässe und sorgen für einen reibungslosen Übergang in das digitale Rechnungswesen.
Betriebe, die ihre Belegverarbeitung digitalisieren, können ihre Prozesse optimieren und Kosten einsparen. Denn elektronische Rechnungen ermöglichen eine automatische und medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungen. Fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig. Rechnungen können schneller und komfortabler erstellt werden, der Papierverbrauch sinkt, Portokosten entfallen. Eingehende E-Rechnungen können elektronisch eingelesen, zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.
Zeitplan
- Seit 1.1.2025
Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen (alle Unternehmen) - Ab 1.1.2027
Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von über 800.000 Euro* - Ab 1.1.2028
Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen mit Ausnahme von Kleinunternehmern (§ 19 UStG)
Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung?
Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht
- bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und
- für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen).
In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei
- Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine – siehe auch Frage 5 – oder staatliche Einrichtungen), und
- bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung (Papierrechnungen und Rechnungen in digitalen Formaten, die nicht der E-Rechnung entsprechen) ausgestellt werden.
Kleinunternehmer: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, das regelt § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), der durch das Jahressteuergesetze 2024 neu eingeführt wurde. Die Ausnahme gilt aber nur für das Ausstellen einer E-Rechnung. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten können. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch, dass die maßgeblichen Umsatzgrenzen mit Wirkung ab dem Jahr 2025 angehoben wurden (§ 19 UStG).
Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
Rechnungsformate
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Das strukturierte elektronische Format
- muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (dazu zählen in Deutschland die Rechnungsformate "XRechnung" und "ZUGFeRD" (ab Version 2.0.1, ausgenommen Profile MINIMUM und BASIC-WL) oder
- kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. In diesem Fall muss das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben (Rechnungspflichtangaben nach § 14 und §14a UStG) in ein Format ermöglichen, das der EU-Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist (z. B. EDI-Formate).
Digitale, bildhafte Dateiformate wie "pdf", "tif" und "jpeg" gehört nicht zu den elektronischen Rechnungen.
Schritte zur Vorbereitung
Bestandsaufnahme
- Prüfen Sie Ihre aktuelle Rechnungsbearbeitungssoftware und -prozesse.
- Ermitteln Sie, ob Ihre Software E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format unterstützt.
Technische Anpassungen
- Implementieren Sie notwendige Software-Updates oder -Ergänzungen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur die neuen Anforderungen erfüllt.
Prozesse und Integration
- Passen Sie Ihre internen Prozesse an die Bearbeitung von E-Rechnungen an.
- Integrieren Sie die E-Rechnungsformate in Ihre bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
- Rechtliche und steuerliche Aspekte
- Informieren Sie sich über die rechtlichen Anforderungen und steuerlichen Auswirkungen.
- Konsultieren Sie gegebenenfalls Ihren Steuerberater, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden.
Schulung und Weiterbildung
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und den entsprechenden Formaten.
- Nutzen Sie Informationsangebote der Handwerkskammer.