ELENA-Verfahren schreibt ab 1. Januar 2010 monatlich elektronische Entgeltnachweise vor

Aufgrund des Gesetzes über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) müssen alle Arbeitgeber ab 1. Januar 2010 für jeden Beschäftigten monatlich mit der Entgeltabrechnung eine Meldung an eine Datenstelle der Sozialversicherung, die Zentrale Speicherstelle (ZSS), abgeben. Ab 1. Januar 2012 werden verschiedene Arbeitgeberbescheinigungen, die Grundlage für Sozialleistungen wie Arbeitslosengeld I, Elterngeld und Wohngeld sind und derzeit in Papierform erstellt werden, vollständig durch diese elektronischen Entgeltnachweise ersetzt. Dies soll Arbeitgeber von Bürokratie und Kosten entlasten. Bis 31. Dezember 2011 sind noch übergangsweise Papierbescheinigungen erforderlich.

Beispiel: Künftig - spätestens ab 1. Januar 2012 - kann für die Berechnung des Arbeitslosengeldes I von Beschäftigten auf die monatlichen Entgeltmeldungen bei der ZSS zurückgegriffen werden. Derzeit füllen Arbeitgeber das (Papier-)Formular "Arbeitsbescheinigung" aus, damit die Agentur für Arbeit die Höhe des Arbeitslosengeldes I ermitteln kann.

Für wen das neue Verfahren gilt

Das ELENA-Verfahren findet ab dem 1. Januar 2010 für alle Arbeitgeber Anwendung.

Ausnahme: Wenn Entgelte ausschließlich aus einer geringfügigen Beschäftigung in einem Privathaushalt nach § 8 a Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) erzielt werden, gilt das papiergebundene Haushaltscheckverfahren.

Was der Betrieb nun tun muss

Den Betrieb treffen im Wesentlichen vier Pflichten: 

  • eine Meldepflicht gegenüber der ZSS, 
  • eine Hinweispflicht gegenüber dem Beschäftigten,
  • eine Protokollierungspflicht,
  • eine Pflicht, die Protokollierung zu löschen.

Seit 1. Januar 2006 gibt es in der Sozialversicherung das elektronische Melde- und Beitragsverfahren. Die entsprechenden EDV-Programme werden in der Praxis nun um Updates, die die neuen Anforderungen umsetzen, erweitert werden.

Der elektronische Entgeltnachweis ist fortan monatlich verschlüsselt an die ZSS zu melden. Die ZSS wird von der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung in Würzburg geführt.

Beschäftigte sind auf ihrer papierenen Lohnabrechnung auf die Übermittlung der Meldung an die ZSS hinzuweisen, sowie auf ihre Ansprüche auf Auskunft über die bei staatlichen Stellen gespeicherten Daten. Der Formulierungsvorschlag des Zentralverbands des Deutschen Handwerks e.V. lautet: "Elektronischer Entgeltnachweis ELENA: Die Musterfirma ist gesetzlich verpflichtet, Abrechnungsdaten an die bei der Deutschen Rentenversicherung Bund angesiedelte ELENA-Speicherstelle ( das-elena-verfahren.de ) zu übermitteln. Sie haben das Recht, von der ELENA-Speicherstelle Auskunft über die über Sie gespeicherten Daten zu verlangen."

Die Übermittlung der Daten an die ZSS hat der Betrieb zu protokollieren. Die Protokollierung erfolgt laut Gesetzesbegründung als „automatisierte elektronische Protokollierung" d.h. per EDV und sichert damit den Arbeitgeber bei möglichen Rückfragen ab.

Zu löschen ist die Protokollierung nach Ablauf von zwei Jahren. Werden diese Daten zu Beweiszwecken in einem bereits eingeleiteten Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt und hat der Arbeitgeber davon Kenntnis, ist die Protokollierung unverzüglich nach Abschluss des Verfahrens und entsprechender Mitteilung der Behörden zu löschen.

Die Arbeitgeberpflichten sind mit Bußgeld bewehrt.

Links zum Gesetzestext:

Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz)

Weiterführende Links:

ELENA - Elektronischer Entgeltnachweis


November 2009