Betriebe mit Kassen sollten das Ablaufdatum der Zertifikate für eingesetzte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) prüfen.Kassenführung: Ablaufdatum Zertifikat TSE prüfen
Die Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein zentraler Baustein des Manipulationsschutzes von elektronischen Aufzeichnungssystemen i. S. v. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV (im Nachfolgenden „Kassen“). Durch die TSE erfolgt die Sicherstellung der Integrität, Authentizität und Vollständigkeit digitaler Grundaufzeichnungen.
Das Zertifikat einer TSE ist mit einer vom TSE-Hersteller festgelegten Laufzeit (fünf Jahre, in manchen Fällen bis zu sieben Jahren) versehen. Diese ist in der maximalen Laufzeit begrenzt durch die Gültigkeitsdauer der Zertifizierung für die Baureihe der jeweiligen TSE durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Nach Ablauf des Zertifikates kann die TSE keine Absicherung von Geschäftsvorfällen bzw. anderen Vorgängen mehr vornehmen und muss ausgetauscht werden.
Die Frist bis zum vom Hersteller einer TSE festgelegten „Ablaufdatum“ beginnt mit dem Tag der Herstellung der jeweiligen TSE. Teilweise werden bei manchen TSE-Herstellern für Zeiten des Lagerns bzw. der Logistik noch mehrere Monate zusätzlich bei Bestimmung des
„Ablaufdatums“ berücksichtigt. Wichtig ist, dass sich das festgelegte Ablaufdatum nicht durch den Zeitpunkt des Erwerbs der TSE verschiebt. Damit kann es dazu kommen, dass ein Austausch der hardwarebasierten TSE früher als z. B. fünf Jahre nach Anschaffung der TSE erforderlich ist.
Für Hardware-TSEs wurden durch das BSI erstmals Zertifikate am 20. Dezember 2019 aus-gestellt, bei cloudbasierten TSEs wurden erste Zertifikate am 18. Februar 2021 durch das BSI ausgestellt. Daher ist vermehrt damit zu rechnen, dass in der Praxis eingesetzte hard-warebasierte TSEs ausgetauscht werden müssen. Bei einer cloudbasierten TSE kann das Zertifikat zentral durch den Cloud-Anbieter aktualisiert werden.
Betriebe, die Kassen im Einsatz haben, die mit einer TSE geschützt sind, sollten – soweit noch nicht z. B. im Rahmen der Mitteilung der TSE an das Finanzamt gem. § 146a Abs. 4 AO geschehen – ggf. mit ihrem Kassendienstleister das Aktivierungs- und Ablaufdatum der TSE prüfen.
Wichtig ist, dass nach dem Austausch der TSE diese zehn Jahre lang GoBD-konform aufbe-wahrt wird. Zudem ist an die Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO zu denken. Es muss sowohl die Außerbetriebnahme der TSE gemeldet werden als auch die Inbetrieb-nahme der neuen TSE. Zudem muss daran gedacht werden, dass die Verfahrensdokumenta-tion aktualisiert wird. Empfehlenswert ist die Einbindung des Steuerberaters.